Политика обработки персональных данных

1.Общие положения

Эта политика — документ ООО «Посейдон» (далее — клуб) по статье 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Она описывает, как клуб водных видов спорта «Касатка» обрабатывает персональные данные детей, которые у нас занимаются, их родителей, посетителей сайта kasatka-tomsk.ru, пользователей личного кабинета и приложения «Касатка».

Политика относится ко всем данным, которые клуб получает: через сайт, личный кабинет и приложение, на бумаге в бассейне, по телефону и из банковской выписки. Термины в ней — в значении Закона № 152-ФЗ. «Ребёнок» — тот, кто занимается в клубе (в том числе взрослый, который занимается сам), «родитель» — его законный представитель, заказчик по договору.

Текст согласия, которое родитель даёт галочкой при записи, — на странице «Согласие на обработку персональных данных». Что сайт и приложение хранят в браузере и на телефоне — в «Политике конфиденциальности». Бумажное согласие, которое подписывается вместе с договором, можно скачать в личном кабинете, в разделе «Документы».

2.Оператор

Оператор

Общество с ограниченной ответственностью «Посейдон» (ООО «Посейдон»), клуб водных видов спорта «Касатка»

ИНН / КПП

7017485540 / 701701001

ОГРН

1217000005881

Юридический адрес

634015, Томская область, г. Томск, ул. Айвазовского, д. 31, кв. 36

Директор

Коробов Владимир Васильевич

Адрес для обращений

г. Томск, ул. Герцена, 10, бассейн «Труд», офис 209 — администратор клуба

Телефоны и часы

в «Контактах» внизу страницы; вопрос можно задать и в техподдержке на сайте

Все реквизиты ООО «Посейдон»

3.Правовые основания

Клуб обрабатывает данные, только когда для этого есть основание по статьям 6 и 10 Закона № 152-ФЗ:

• Договор об оказании услуг, где родитель — сторона, а ребёнок — выгодоприобретатель (п. 5 ч. 1 ст. 6): учёт ребёнка, расписание, посещаемость, квитанции и оплата, печать договора, связь с семьёй.
• Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6): галочка при записи на сайте, в личном кабинете и в приложении, бумажное согласие, которое подписывается вместе с договором, и отдельный ответ о фото- и видеосъёмке. Сведения о здоровье ребёнка — по согласию родителя (п. 1 ч. 2 ст. 10): галочкой при записи и письменно — бумажным согласием, которое подписывается вместе с договором.
• Обязанность по закону (п. 2 ч. 1 ст. 6): бухгалтерский и налоговый учёт оплат (Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), ответы на законные запросы государственных органов.
• Законный интерес клуба (п. 7 ч. 1 ст. 6), если он не нарушает ваших прав: защита сайта от роботов и взлома (журналы обращений, IP-адреса), зачёт оплаты, которую за ребёнка перевёл другой человек, ответы тем, кто написал в техподдержку.

4.Цели обработки

• заключить и исполнить договор: записать ребёнка в группу, вести расписание, учитывать посещения и пропуски, пересчитывать оплату за пропуски по болезни, выставлять квитанции и зачитывать оплату;
• допустить ребёнка к занятиям в воде и не навредить ему на тренировке — для этого нужны справки о допуске и об обследовании, которых требуют санитарные правила для бассейнов;
• связываться с семьёй: сообщения администратора и тренера, уведомления об отменах и переносах, ответы на вопросы, восстановление пароля;
• вести тренировочный процесс и следить за его качеством, рассказывать родителю, как идут дела у ребёнка;
• поощрять детей, награждать победителей и призёров соревнований («Зал славы» в личном кабинете и приложении);
• присылать родителям фото и видео с тренировок — если родитель не запретил съёмку; перед отправкой тренер видит, кого снимать запретили;
• рассказывать о победах на сайте клуба и в средствах массовой информации — только с отдельного согласия родителя на распространение (статья 10.1 Закона № 152-ФЗ);
• вести бухгалтерский и налоговый учёт;
• обеспечивать работу и защиту сайта, личного кабинета и приложения;
• понимать, откуда семьи узнают о клубе (ответ «Откуда узнали о нас» в анкете).

5.Чьи данные обрабатываются

• родители и другие законные представители — заказчики по договору, пользователи личного кабинета и приложения;
• дети, которые занимаются в клубе, и взрослые, которые занимаются сами;
• второй родитель, которого первый пригласил в личный кабинет;
• отец и мать ребёнка — если их данные вписаны в анкету;
• плательщики — люди, которые перевели оплату на счёт клуба (часто это бабушки, дедушки и другие родственники);
• посетители сайта и те, кто написал в техподдержку;
• сотрудники и тренеры клуба. Их данные клуб обрабатывает по трудовому законодательству; эта политика касается их там, где они видны на сайте: имена тренеров групп, анкеты тренеров (фото, образование, специализация) и телефоны администраторов.

6.Какие данные

О ребёнке

Фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес проживания, место учёбы и класс, телефон ребёнка (если есть), копия свидетельства о рождении или паспорта (снимок или отметка, что бумажная копия сдана в бассейн). Номер ребёнка в клубе (лицевой счёт), группа, расписание, посещения, опоздания и пропуски с причиной, которую указал родитель. Заметки тренера, результаты соревнований, награды. Фото и видео с тренировок — если родитель не запретил съёмку; перед отправкой тренер видит, кого снимать запретили.

О здоровье ребёнка

Это специальная категория данных. Клуб хранит справки, которые приносит или присылает родитель: о допуске к занятиям (группа здоровья), об обследовании на энтеробиоз, о болезни — с датами болезни. Хранится снимок или файл справки, сроки её действия и решение администратора по ней. Справки нужны, чтобы пустить ребёнка в воду по санитарным правилам и пересчитать оплату за пропуски по болезни. Сведения о здоровье попадают и туда, куда их пишет сам родитель: в причину пропуска и в сообщения. Другого о здоровье клуб не собирает.

О родителе (заказчике)

Фамилия, имя, отчество, кем приходится ребёнку, телефон (по нему входят в кабинет), электронная почта, пароль — только в виде хэша, сам пароль клуб не знает. Паспорт (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и фактический — чтобы напечатать договор. Оплаты: квитанции, суммы, чеки, которые вы загрузили. Переписка с клубом и тренером. Ответы о согласии на обработку данных и о съёмке — с датой. Ответ «Откуда узнали о нас».

О втором родителе

Фамилия, имя, отчество и телефон — их вписывает первый родитель, когда приглашает второго. Приняв приглашение, второй родитель заводит пароль (хранится в виде хэша) и может указать почту.

Об отце и матери из анкеты

Фамилия, имя, отчество, место работы, должность, телефон — если их вписали в анкету. Нужны, чтобы связаться с семьёй, когда это срочно.

О плательщиках

Из выписки банка по счёту клуба: фамилия, имя, отчество плательщика, номер его счёта, назначение платежа, сумма и дата — чтобы зачесть оплату нужному ребёнку.

Технические данные

IP-адрес и сведения о браузере или приложении — при входе в кабинет и приложение, при восстановлении пароля и при обращении в техподдержку; журнал действий в системе; версия приложения, платформа (Android или iOS) и когда вы последний раз заходили в приложение и на сайт; токен устройства для push-уведомлений; настройки уведомлений. Что хранится в вашем браузере и что пишет журнал сервера — в «Политике конфиденциальности».

Обращения в техподдержку

Имя, телефон или почта, текст обращения, IP-адрес.

Сведений о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, интимной жизни, судимости, а также биометрических данных клуб не собирает.

7.Действия и способы обработки

С данными клуб совершает: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение. Распространение — публикация на сайте и в СМИ — только с отдельного согласия.

Обработка смешанная: автоматизированная — в информационной системе клуба (сайт, личный кабинет, приложение, рабочие разделы сотрудников) — и без средств автоматизации: бумажные договор, анкета и согласие хранятся в офисе клуба.

Сотрудники видят то, что нужно для их работы: администратор — карточки, анкеты и справки, бухгалтерия — оплаты, тренер — детей, которые у него занимаются. Другие родители видят о вашем ребёнке немногое:

• фото и видео, которые тренер отправил всей группе, видят родители детей этой группы;
• в «Зале славы» фамилию и имя ребёнка, его группу и награду видят все, кто вошёл в личный кабинет или приложение.

8.Кому передаются данные

Клуб не продаёт данные и не использует их для рекламы. Ниже — все, кто получает данные или их часть, и зачем.

Google — push-уведомления в приложение

Уведомления на телефон с приложением «Касатка» доставляет служба Firebase Cloud Messaging компании Google LLC (США). Push-уведомление обезличено: в Google уходят только токен устройства, название клуба, одна общая фраза — например, «Новое сообщение», «Изменение в расписании», «Новая квитанция», «Новое по документам» — и технические номера и коды: номер уведомления в базе клуба, его раздел (оплата, расписание, документы, тренер), а у некоторых уведомлений — служебный код вида уведомления (например, «новые фото», «ответ техподдержки», «изменение тренировки», «отзыв») и служебный номер тренировки или отзыва, по которым приложение откроет нужный экран. Фамилий и имён, года рождения, вида справки и других сведений о здоровье, сумм, телефонов и текстов сообщений в push-уведомлении нет. Само уведомление целиком хранится на сервере клуба в России: приложение показывает его, когда загрузит ленту уведомлений с этого сервера.

Токен устройства позволяет отличить ваш телефон, а технические номера связаны с записями в базе клуба, поэтому и такая передача — трансграничная передача персональных данных (статья 12 Закона № 152-ФЗ); согласие на неё входит в текст согласия.

Push-уведомления получают телефоны с приложением «Касатка» — и родителей, и сотрудников клуба: например, администратор узнаёт так о вашей заявке или справке, тренер — о вашем сообщении или пропуске. В Google при этом уходит та же общая фраза, без данных семьи. Тем, у кого нет приложения, копии сообщений, объявлений, отмен и переносов приходят на почту, если она указана.

Яндекс — проверка «я не робот» и карта

ООО «Яндекс.Облако» (Россия), сервис Yandex SmartCaptcha. На странице записи работает проверка «я не робот»: Яндекс видит ваш IP-адрес и поведение на странице и ставит свои cookie, а сервер клуба, проверяя ответ, передаёт ему ваш IP-адрес.

ООО «Яндекс» (Россия) — карта Яндекса в «Контактах». Она загружается, только когда вы нажмёте «Показать карту». Подробнее — в «Политике конфиденциальности».

Mail.ru — электронная почта

Письма клуба уходят через почтовый сервис Mail.ru (ООО «ВК», Россия): ссылка для восстановления пароля, копии сообщений и уведомлений тем, у кого нет приложения. Через тот же сервис клуб получает выписки банка.

Банк ВТБ (ПАО) — выписка по счёту

Банк присылает клубу выписку по расчётному счёту: из неё клуб берёт данные плательщика, чтобы зачесть оплату. Данных о детях клуб банку не передаёт. В QR-коде квитанции — фамилия, имя и отчество плательщика, номер ребёнка в клубе и назначение платежа: когда вы платите по нему, их получает ваш банк.

Разработчик — сервер и резервные копии

Сайт, личный кабинет, приложение и сервер сопровождает их разработчик (dolganov-soft.ru): обновляет программы, чинит сбои, делает резервные копии. Доступ к данным у него есть для этой работы. Сервер с базой данных находится в России. Резервные копии хранятся там же и — в зашифрованном виде — на компьютере разработчика и на сервере клуба в Москве; за границу они не уезжают.

Государственные органы

Суду, правоохранительным, налоговым и другим органам — только когда этого прямо требует закон.

Другие родители клуба

Групповые фото и видео тренера и «Зал славы» — см. раздел 7.

9.Где и сколько хранятся

База данных и файлы — на сервере в России: запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение данных граждан России ведутся с использованием баз данных на территории России. Бумажные документы хранятся в офисе клуба.

• Карточка ребёнка, анкета, договор, посещения, справки — всё время занятий. Когда ребёнок перестаёт заниматься, карточка уходит в архив: на случай, если он вернётся, и для сверки расчётов. Сам по сроку архив не удаляется — данные из него удаляются, когда вы отзываете согласие (раздел 12).
• Оплаты, квитанции, выписки банка — не меньше 5 лет: этого требует закон о бухгалтерском учёте. Если по отзыву согласия удаляют карточку ребёнка, оплаты и квитанции из неё уходят вместе с ней, а выписки банка остаются.
• Фото и видео тренера — 14 дней, потом файлы удаляются автоматически; подпись к ним остаётся.
• Снимок справки на энтеробиоз — пока справка действует (три месяца) и ещё месяц после; потом файл удаляется автоматически. Запись о справке остаётся: вид, даты, решение администратора и перерасчёты по ней.
• Переписка, уведомления, обращения в техподдержку — срок хранения не ограничен: по ним разбирают спорные вопросы. Уведомления вы можете удалить сами.
• Журнал действий и сведения о входах (IP-адрес, браузер) — срок не ограничен: они нужны, чтобы защищать учётные записи и разбирать спорные ситуации.
• Журнал обращений к сайту — 14 дней, потом удаляется автоматически.
• Служебный журнал программы сервера — в нём бывают имена детей и родителей; старые записи стираются, когда журнал достигает 1 ГБ.
• Ссылка для восстановления пароля действует 30 минут. Вход на устройстве сохраняется, пока вы заходите хотя бы раз в 60 дней.
• Резервные копии — до 6 месяцев: ежедневные, еженедельные и ежемесячные копии сменяют друг друга. Копии, снятые вручную перед работами на сервере, удаляются вручную, не позже 6 месяцев.

Когда согласие отозвано, клуб в течение 30 дней удаляет карточку ребёнка — анкету, справки, копии документов, посещения — и закрывает учётную запись родителя: стирает из неё фамилию, имя, отчество, телефон и почту. Остаются сведения об оплатах в выписках банка и бухгалтерских документах — их клуб обязан хранить по закону, — а также переписка с администратором и журнал действий: по ним разбирают спорные вопросы (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Из резервных копий данные уходят, когда копии сменятся, — до 6 месяцев.

10.Как защищены

• соединение с сайтом, личным кабинетом и приложением шифруется (HTTPS);
• в кабинет и приложение входят по паролю; пароли хранятся только в виде стойкого хэша (scrypt);
• сотрудники видят только то, что нужно для их работы: права зависят от роли;
• важные действия в системе записываются в журнал — кто, что и когда сделал;
• на странице записи работает проверка «я не робот», число заявок и обращений ограничено;
• сервер закрыт сетевым экраном; каждую ночь делаются резервные копии, копия вне сервера зашифрована;
• приложение не попадает в резервные копии телефона;
• бумажные документы хранятся в офисе клуба.

11.Ваши права и как ими воспользоваться

По Закону № 152-ФЗ вы вправе:

• узнать, обрабатывает ли клуб ваши данные и данные ребёнка: какие, зачем, на каком основании, откуда они получены, кому передавались, сколько будут храниться (статья 14);
• потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку — раздел 12;
• обжаловать действия клуба в Роскомнадзоре или в суде.

Как это сделать

Анкету ребёнка и свои данные вы видите в личном кабинете, в разделе «Документы»: ошибку можно исправить там же или через администратора. Ответ о съёмке меняется в личном кабинете в любой день.

Остальное — запросом: лично в офисе 209 (г. Томск, ул. Герцена, 10, бассейн «Труд») или письмом на юридический адрес ООО «Посейдон» (раздел 2). В запросе укажите фамилию, имя, отчество, номер паспорта, кем и когда он выдан, чем подтверждается ваша связь с клубом (например, номер ребёнка в клубе или дата договора), и поставьте подпись. Клуб ответит в течение 10 рабочих дней; если нужно больше времени — продлит срок не больше чем на 5 рабочих дней и объяснит почему.

Спросить, как подать запрос, или задать вопрос о данных можно по телефонам из «Контактов» или в техподдержке на сайте.

12.Отзыв согласия

Согласие можно отозвать в любой момент — кнопкой «Удалить аккаунт» в личном кабинете и в приложении (раздел «Профиль»), письменным заявлением в офисе 209 или письмом на юридический адрес ООО «Посейдон». Кнопка делает то же самое и сразу: вход закрывается в ту же минуту, дети снимаются с тренировок, а данные стираются в тот же срок — 30 дней; подтверждения администратора она не ждёт. После отзыва клуб прекращает обработку и в течение 30 дней удаляет карточку ребёнка — анкету, справки, копии документов, посещения — и закрывает учётную запись родителя. Остаются сведения об оплатах в выписках банка и бухгалтерских документах (этого требует закон), переписка с администратором и журнал действий — для разбора спорных вопросов. Подробнее — в разделе 9.

Без данных ребёнка клуб не может вести его учёт и пускать на тренировки, поэтому отзыв согласия обычно означает окончание занятий. Ответ о фото- и видеосъёмке меняется отдельно и проще — в личном кабинете, в любой день.

13.Изменение политики

Клуб меняет политику, когда меняется обработка данных или закон. Действующая редакция всегда на этой странице, дата редакции — в её начале.